Bagaimana Langkah Pencegahan Kerusakan Arsip yang Tepat?

Bagaimana-Langkah-Pencegahan-Kerusakan-Arsip-yang-Tepat
Foto dari Canva

Arsip merupakan hal penting untuk banyak orang. Karena, biasanya arsip berisikan sejumlah dokumen penting yang harus Anda jaga keamanan dan kerahasiaannya. Itulah mengapa banyak orang yang menggunakan penyimpanan box arsip sebagai salah satu cara pencegahan kerusakan arsip.Selain itu melakukan penyimpanan arsip dengan box juga membuatnya lebih memudahkan pengelompokan data dan keamanan akan data.

Langkah Pencegahan Kerusakan Arsip

Beberapa cara yang bisa Anda gunakan untuk penyimpanan sebagai langkah pencegahan kerusakan arsip di kantor, gudang, atau rumah, yakni seperti berikut ini:

1. Melakukan Restorasi

Cara pertama yang bisa Anda lakukan adalah melakukan restorasi atau pemulihan arsip seperti kondisi semula. Selain sebagai bentuk preventif, cara ini juga bisa Anda lakukan untuk memperbaiki arsip yang sudah sedikit mengalami kerusakan. Cara ini sendiri bertujuan untuk memperpanjang usia dari arsip tersebut.

Ada 2 cara yang bisa Anda lakukan untuk melakukan restorasi:

  • Cara Tradisional: File atau dokumen yang akan Anda restorasi, Anda lapisi arsip menggunakan lapisan berbahan chiffon ataupun bahan lain yang bertujuan untuk memperkuat struktur kertas.
  • Cara Laminasi: Menggunakan lapisan plastik untuk melindungi semua bagian arsip. Plastik laminasi tadi akan disegel dengan pemanas, sehingga arsip akan lebih terlindungi dan tidak mudah rusak.

Khusus untuk metode restorasi tradisional, jika Anda ragu untuk melakukannya sendiri, maka Anda bisa meminta bantuan profesional. Sementara untuk proses laminasi, selama kondisi arsip masih baik, maka Anda bisa melakukannya di tempat yang menyediakan jasa laminating.

2. Alih Media

Cara lain yang juga bisa Anda gunakan untuk pencegahan kerusakan arsip adalah dengan menggunakan cara alih media. Cara ini sendiri biasanya akan memindahkan arsip berbentuk fisik ke dalam bentuk digital. Misalkan, arsip yang berbentuk cetak Anda scan, kemudian Anda simpan ke dalam memori komputer.

Selain mencegah kerusakan, cara ini juga berguna jika terjadi kerusakan pada file versi cetak. Sehingga, proses pembaruan akan lebih cepat.

Pada beberapa dokumen yang bersifat sangat penting, proses alih media ini tidak bisa dilakukan sembarangan. Karena Anda perlu memastikan tidak ada pemalsuan dan penggandaan arsip oleh oknum tak bertanggung jawab.

3. Fumigasi Arsip

Langkah terakhir yang bisa Anda lakukan, yaitu dengan cara melakukan fumigasi atau pengendalian hama dengan memakai pestisida. Tujuannya adalah untuk mencegah munculnya jamur, bakteri, atau serangga lain yang bisa merusak arsip.

Cara ini biasanya dilakukan dengan menyemprotkan cairan kimia ke arsip secara berkala atau ketika jamur dan serangga lain mulai bermunculan di permukaan atau sekitar arsip Anda.

Jika ingin melakukan langkah ini, sebaiknya Anda menggunakan bantuan profesional. Agar langkah fumigasi dilakukan dengan tepat dan tidak merusak dokumen.

Tertarik untuk Melakukan Pencegahan Kerusakan Arsip?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, dalam beberapa hal, arsip Anda butuhkan untuk beberapa kondisi tertentu. Alasan inilah yang membuat langkah pencegahan kerusakan arsip cukup penting untuk Anda lakukan. Jadi, apakah kamu tertarik untuk melakukannya?

Related posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.